¿Cómo llevar el control de acceso en tu gimnasio y evitar pérdidas?

El control de acceso a tu gimnasio o al local de entrenamiento es algo realmente vital. No solo se trata de saber quién ingresa a través de un registro completo de las actividades de los individuos que asisten a tu centro.

También es un modo de recopilar información sobre sus hábitos que te puede resultar muy valiosa para la organización de tu local.

A continuación, te quiero hablar de algunas de las ventajas del control de acceso a tu gimnasio y cómo puedes hacerlo para que sea realmente efectivo.

Utiliza la herramienta de control de acceso a tu gimnasio adecuada

Lo primero que te quiero decir es que el modo eficaz en el que se ejecuta cualquier sistema de control en la actualidad debe estar basado en tecnologías digitales.

No vas a poder llevar un control efectivo del ingreso a tu gimnasio con una libreta o con las tradicionales fichas de papel. Si lo haces te arriesgas a quedarte rezagado y que la fuerza de la realidad termina por arruinar tu negocio.

Un software de acceso te permite saber quién ingresa a tu local. Además, te permite interconectar esa información con otros procesos que son muy importantes, como por ejemplo:

• El pago de la cuota de cada socio
• La fecha en la que deben renovar sus membresías
• Datos importantes para el socio como sus rutinas, prescripciones médicas y más
• Su historia médica con su condición física y capacidad de entrenamiento

Estos son solo un ejemplo, pero seguramente se pueden encontrar muchas más posibilidades.

Por eso, independientemente de la herramienta específica que utilices, debes escoger una que te permita mantener información actualizada sobre tus socios.

Ventajas del uso de un sistema de control de acceso para tu gimnasio

Te voy a explicar algunos de los beneficios de este tipo de herramientas.

Permite el control al acceso a espacios determinados

La mayor parte de los gimnasios tienen diversos espacios dentro de su local dedicados a diferentes actividades. Una sala para entrenamiento anaeróbico con máquinas y pesas, otro espacio para entrenamiento aeróbico con bicicletas de spinning, o con caminadoras. De igual manera con los espacios para entrenamiento de resistencia al estilo de los bootcamps de crossfit, o de rutinas especiales como el TRX o los pilates.

Tú sabes que no todos los socios usan todos los espacios, o asisten a todas las clases o las rutinas de entrenamiento programadas. Unos prefieren hacer cardio, otros ganar musculatura, otros quieren bajar de peso.

Si tú puedes identificar quién está ingresando en cada espacio ganarás en el control y la gestión de tu gimnasio.

Se trata de manejar mejor la capacidad del espacio físico que tienes instalado para administrar la programación de horarios para las rutinas, los entrenadores asignados y la capacidad de personas que pueden acceder a ellos.

Además, puedes ir un poco más allá. Por ejemplo, si logras cruzar esa información con otros datos como el historial médico de tus clientes, también puedes ahorrarte un susto y hasta un percance.

Como sabes, no todos pueden hacer todo tipo de ejercicios, puede que un socio desee hacer la última rutina de entrenamiento de resistencia, pero si su historia médica dice que el corazón no se lo permite, puedes evitarle un mal momento.

Por eso, el control de acceso a tu gimnasio puede ir un poco más allá de controlar el ingreso general, llevándolo al siguiente nivel y controlando el acceso a cada sala o servicio que se ofrezca, así podrás a partir de la capacidad física que tienes instalada, programar las sesiones e incluso realizar promociones para mejorar el uso de los espacios en esas horas muertas que todo local de entrenamiento tiene.

Control del pago de las cuotas del gimnasio

Puede que lleves un control muy estricto de tus finanzas y sepas a cabalidad quién tiene alguna cuota atrasada. Pero si el control de acceso lo dejamos a cargo de los humanos, es probable que en más de una ocasión un cliente moroso logre acceder a un servicio.

Por esa razón, automatizar el control de acceso te ayudará a cobrar tus facturas y mantener las finanzas de tu negocio en verde.

Ya que simplemente un sistema de acceso automatizado no le permitirá al cliente en mora ingresar, obligándolo a ponerse al día.

Diseño de paquetes

Si cuentas con un local grande, o tienes una diversidad de servicios, e incluso, si cuentas con algunos entrenadores especializados con alta demanda; tienes todas las condiciones necesarias para diseñar paquetes de afiliación diversificados.

Solo necesitas la herramienta correcta, un sistema de administración y control de acceso te permitirá conjugar algunos servicios y bloquear el acceso a otros.

Así, un socio podrá contratar un paquete económico con acceso limitado a servicios o salas básicas, y otros podrán adquirir aquello que deseen utilizar y les convenga más.

Los controles de acceso te van a ayudar a administrar mejor los recursos de tu gimnasio.

Control de asistencia

Como todos los que estamos en este negocio sabemos, la clave en el éxito de un gimnasio se centra en la captación de clientes, la fidelización y sobre todo, la tasa de recurrencia.

Por eso, puede resultar muy importante saber cuáles clientes están asistiendo con frecuencia alta, y cuáles han dejado caer su frecuencia.

Una forma de fidelizar al cliente es darle atención personalizada, así que si detectas que un socio está abandonando, puedes diseñar un paquete de incentivos para él y hacer que se sienta tentado a retomar el gimnasio. Todo está en contar con la información en el momento adecuado.

De igual modo puede ocurrir con aquellos clientes asiduos. Para ellos puedes diseñar otro tipo de paquete de incentivos que reconozca su compromiso y dedicación.

Control de los servicios de mayor uso

Tener un sistema de control de acceso a tu gimnasio para cada espacio te permitirá saber cuáles son los servicios, rutinas o clases, preferidas de tus usuarios, los horarios de mayor demanda, así podrás afianzar estos servicios más demandados, y además crear nuevas propuestas basadas en ellas que puedan diversificar la oferta de tu gimnasio.

Software de control de acceso para gimnasios

Ya te hablé de las ventajas que ofrece un sistema automatizado de control de acceso para tu gimnasio, ahora quiero hablarte de las posibilidades existentes para implementar este tipo de sistemas.

Sistemas de control biométricos

Esta tecnología se basa en un principio muy sencillo, todo ser humano es un individuo único. Cualquiera puede forjar una identificación, pero nadie puede copiar la huella digital o los rasgos faciales de una persona.

Un sistema de control biométrico se basa en este simple principio, por eso se ha desarrollado un conjunto de dispositivos para la verificación de la identidad de las personas a partir de sus rasgos físicos.

Algunos de estos dispositivos son más complejos y costosos que otros, por ejemplo aquellos que usan software de reconocimiento facial u óptimo, mientras que otros son muy comunes y sencillos pero igualmente efectivos, como las máquinas capta huellas digitales.

Este último tipo de dispositivos puede resultar idóneo para tu centro de entrenamiento si no deseas gastar mucho dinero.

Con esta máquina podrás hacer que el acceso a las diferentes salas de tu gimnasio esté mediado por el uso de la huella digital.

Esta tecnología funciona como una llave conectada al sistema que asocia a cada persona con sus datos en una base de datos, cruzando variables como solvencia, paquetes adquiridos, o incluso capacidad física.

Reconocimiento facial

Esta es una tecnología en auge. Como sabrás cada vez son más eficaces y menos invasivos los sistemas que la utilizan. Un sistema de este tipo te permite evitar la necesidad de que el cliente deba colocar su mano o su rostro en un sitio específico.

Las aplicaciones más avanzadas son capaces de escanear el rostro de las personas desde una cámara digital colocada en un lugar discreto y además hacer el reconocimiento de grupos, de este modo no tendrás que crear filas de espera a la entrada de los espacios de tu gimnasio.

Sistemas tradicionales

Claro, siempre quedan las opciones obsoletas, una tarjeta de banda magnética o una con lector de chip, estas pueden ser eficaces pero siempre dejan abierta la posibilidad de que un usuario se intercambie con otro su tarjeta de acceso.

Otra tecnología que puedes utilizar es la de los códigos QR generados para ser utilizados con el móvil, la dificultad de estos es que al igual que las tecnologías tradicionales puede ser poco seguro.