Cómo llevar el control de un gimnasio

Gestionar de forma adecuada un centro de entrenamiento como un gimnasio es la pregunta que muchos propietarios se hacen de forma constante. Sobre todo cuando se trata de entrenadores deportivos que han logrado su sueño de montar su propio negocio, pero que no cuentan con formación en el área administrativa.

Si ese es tu caso y estás buscando maneras de mejorar la gestión de tu gimnasio para llevar el control total del negocio, aquí te daremos algunos consejos que te pueden resultar muy útiles para mejorar el rendimiento de tu empresa.

Cómo prepararte para llevar el control de tu gimnasio

Llevar el movimiento de caja de forma adecuada es el primer aspecto que debes siempre cuidar. Saber cuánto dinero entra, cuánto sale y cuánto se mantiene disponible es muy importante para hacer que todo funcione de forma correcta.

Se trata conocer de forma exacta la contabilidad de tu gimnasio, llevar de forma actualizada la relación de los cobros a los socios, las deudas pendientes por cobrar, los pagos realizados y por realizar, en fin, todo el movimiento de caja. Este conocimiento detallado es fundamental para lograr ganancias en tu negocio.

Por eso es tan importante saber controlar las cuentas y conocer todos los movimientos de dinero que se hacen para que tu gimnasio funcione. Lo primero que quiero recomendarte es que confíes en el Plan de Negocio.

Este documento consiste en una planificación de los escenarios financieros posibles. Un plan de negocios debe contemplar varias alternativas. Un escenario positivo, en donde planteas cuáles son tus ingresos ideales, tus gastos de forma realista y cuál debe ser el margen de ganancia ideal. Y un escenario negativo que considere cuáles son los ingresos mínimos posibles y qué debes hacer si tu negocio entra en una crisis financiera.

El segundo aspecto que debes cuidar de forma atenta es ser muy minucioso en cuanto a la relación de tu contabilidad, en ella debes reflejar todos los gastos en los que incurres y todos los ingresos que obtienes, nada debe quedar por fuera, eso te evitará sorpresas inesperadas.

La gran pregunta que muchos me hacen es, cómo lograr ese nivel de control, aquí te presento la mejor opción disponible.

Utiliza un software de gestión para gimnasios

La tecnología informática se encuentra disponibles para todas las industrias, en el caso de los gimnasios existen herramientas de gestión que son verdaderas maravillas para ayudarte a llevar el control de tu gimnasio.

Si de verdad deseas que tu gimnasio sea un negocio próspero, no lo debes dudar, un software de gestión para tu gimnasio es algo muy necesario. Se trata de herramientas versátiles que ofrecen soluciones para todos los involucrados en el proceso como es el personal de administración, los entrenadores, los socios y tú como propietario.

Piensa que este tipo de herramientas son una inversión y no un gasto. Hoy en día el negocio del fitness está en alza y poder brindar la atención que tus clientes se merecen pasa por tener una administración eficiente y amigable para los clientes.

Que tus socios puedan realizar los pagos en línea, o realizar reservaciones para diversos servicios de tu local. Que cualquier miembro de tu personal pueda registrar un ingreso o un egreso. Y que tú puedas llevar el control de todo desde una consola virtual que puedes consultar en tiempo real y en línea. Son las posibilidades que te ofrece un buen sistema de gestión y que te ayudarán a mantener una buena administración de tu negocio.

A continuación te explico de forma detallada cómo funciona este tipo de herramientas.

Lleva la relación detallada de los ingresos de tu gimnasio

Un software de gestión te permite llevar el control detallado de cada uno de los pagos o ingresos de dinero que entran a las cuentas del gimnasio.

Bien sea porque los clientes hacen sus pagos en línea a través de la herramienta que los registra de forma automática, o bien, porque un miembro de tu personal registra el ingreso cuando el socio le presenta el comprobante de pago.

La ventaja de hacerlo de este modo es que puedes consultar en cualquier momento cuánto ha ingresado y de cuánto dinero dispone tu negocio.

Con estas herramientas puedes registrar los ingresos por los pagos de las cuotas de membresía de los socios, y otros ingresos como pueden ser la venta de productos o servicios de tu gimnasio.

Facilita la gestión de los cobros

Así como el software de gestión registra los pagos que hacen los socios, también mantiene una relación actualizada de los pagos que no han sido hechos.

De este modo puedes consultar la relación de morosos cuándo quieras y gestionar alertas de cobranza de forma automática, bien sea a través de correo electrónico u otros sistemas de mensajería, haciéndolo de forma personal y discreta.

Saber cuánto se le adeuda a tu gimnasio y quién lo hace, te permite tomar medidas para evitar pérdidas grandes a tiempo, y también realizar gestiones para cobrar el dinero que se adeuda. Reduciendo así las pérdidas por impagos.

Registra los egresos pequeños

Cuando se trata de un gimnasio pequeño y administrado por su propietario, es común que ocurra que se toma algo de dinero circulante de la caja, el software de gestión te permite llevar esos registros, por pequeños que sean, para evitar luego problemas al hacer los cierres de caja.

Automatiza los cierres de caja de tu gimnasio

De este modo podrás saber de forma diaria cuál es el desempeño de tu negocio, esto te permite realizar ajustes en la gestión de tu gimnasio de forma rápida, antes de que ocurra algo que te ocasiona grandes pérdidas. La otra ventaja de estos cierres de caja diario es que evitarás los robos o la acumulación de deudas.

En fin, un sistema de gestión para tu gimnasio es una herramienta que te permite llevar el control de toda la actividad de tu emprendimiento, te permite planificar y trazar metas a corto, mediano y largo plazo y evaluar de forma periódica si estás logrando tus propósitos.

Herramientas de este tipo te permiten hacer presupuestos ajustados a la realidad y llevar el seguimiento y control de forma ajustada, eso te evitará sorpresas, o descubrir que tenías problemas financieros en tu gimnasio cuando ya es demasiado tarde para tomar medidas.

Otras de las ventajas que debe ofrecer una herramienta adecuada es que debe ser fácil de usar, mejora la productividad de tu gimnasio, la puedes consultar desde cualquier dispositivo móvil, mejoras la rentabilidad y llevas un control permanente de tus ingresos y de tus pagos.