Los 6 principios de la administración para un gimnasio

Montar un gimnasio puede parecer algo sencillo.  Un local con equipos para entrenamiento, bancos de pesas y entrenadores ¿qué podría salir mal? Sin embargo, si quieres tener éxito en un negocio de este tipo debes tener en cuenta que la gestión de tu centro fitness es la clave para triunfar.

¿Te interesa saber cuál es la mejor forma de administrar tu gimnasio? Aquí te traigo seis principios infalibles que sentarán las bases para que puedas gestionar tu negocio de manera eficiente y rentable.

Gestión y control de un gimnasio

Lo primero que debes tener en cuenta es que una gran parte de la gestión de cualquier negocio es el control. Conocer tu modelo de negocios, los números exactos del funcionamiento y todos los detalles relacionados con la operación de tu gimnasio es fundamental para lograr el éxito.

Si quieres hacer la diferencia en tu gimnasio toma en cuenta que los principios para realizar una buena administración son:

• Diagnosticar.
• Planificar.
• Organizar.
• Gestionar.
• Coordinar.
• Controlar.

Así que lo más recomendable para administrar tu gimnasio de forma adecuada, para garantizar el éxito, es crear un modelo de gestión basado en estos principios básicos. No te asustes, no es algo muy difícil, con algo de dedicación y disciplina seguro puedes lograrlo.

A continuación te explico de qué se trata cada una de estas acciones.

Diagnosticar el estado de tu centro de entrenamiento

Evaluar el estado de tu negocio es algo indispensable. Para alcanzar el éxito debes saber exactamente dónde estás parado y hacia dónde puedes avanzar.

Debes hacer un examen descarnado considerando todos los factores involucrados en el funcionamiento de tu negocio:

- Condiciones en que se encuentra el local.

- Condiciones en las que se encuentran los equipos y las máquinas de entrenamiento.

- Personal (entrenadores, administrativo, de servicios y mantenimiento).

- Finanzas (facturación, gastos, obligaciones, financiamientos, liquidez).

 Una vez que hayas evaluado las condiciones en las que se encuentran todos los aspectos de tu gimnasio, podrás saber qué es lo que debes hacer para hacer avanzar a tu negocio.

Planificar el futuro de tu gimnasio

Si tienes un local deteriorado, o tus equipos requieren una renovación. O si por el contrario sientes que tu personal requiere mejorar en su formación, todas estas son tareas que puedes proponer como objetivos de tu plan a futuro.

Igual ocurre si sientes que tienes pocos socios, o que la cantidad de clientes no genera una facturación suficiente para que tu negocio sea rentable.

Planificar es establecer qué quieres lograr, cómo lo vas a lograr, con qué cuentas para hacerlo y qué recursos necesitas.

A partir de este conjunto de ideas claramente definidas puedes establecer un plan de trabajo. Todas las actividades que te propongas deben estar vinculadas a uno de los objetivos que quieres lograr.

Y cada objetivo que te propongas debes pensar claramente para qué te sirve en tu negocio. Los principales objetivos siempre deberían ser  ganar nuevos socios, satisfacer a los que tienes, mejorar las ganancias, reducir los costos, entre otros.

Cada acción debe servir para lograr alguno de los objetivos que te propongas. Cuando pienses en tus actividades debes pensar cómo podrás medir si estás teniendo éxito. Por ejemplo, ampliar la base de socios, debes fijarte un porcentaje realista y decir cómo vas a lograr ese incremento de diez o quince por ciento.

De igual modo, si dices que vas a reducir los gastos en un veinte por ciento, debes decir cómo lo vas a hacer de forma realista. Por ejemplo, invirtiendo en un software de gestión que te ayudará a ser más eficaz en tu administración.

Organizar la administración de tu gimnasio

Este es el momento de conocer exactamente toda la información de tu gimnasio. Debes saber cuáles son los números de tu negocio.

Para tener una idea clara de tus finanzas debes integrarlas en un solo lugar. La facturación, la contabilidad (ingresos y egresos), las finanzas (liquidez disponible, deudas, intereses, cuotas de pago, etc.) y número de socios.

Usualmente esto lo hace un departamento de administración, pero en realidad no requieres de más personal, la mejor forma de organizar es hacer uso de la tecnología. Un Software de Gestión para tu gimnasio es la herramienta más apropiada para poder concentrar toda esta información y tener acceso a ella de forma rápida, precisa y eficiente.

Cuando automatizamos todos los procesos administrativos sabemos con un par de clicks cuáles son los recursos de los que dispones, cuánto ingresas, cuánto gastas y cuáles son tus obligaciones.

Con esta información tienes la base para diseñar tu modelo de gestión estratégico para tu gimnasio. Lo más importante de tener toda esta información centralizada y automatizada es que cuentas con el insumo necesario para tomar las mejores decisiones de forma oportuna, y así te puedes evitar muchos dolores de cabeza.

Dirigir tu gimnasio

Este es el segundo momento de tu modelo de gestión. Para realizar una dirección eficiente debes conocer muy bien los recursos humanos de los que dispones.

Debes saber cuántos empleados tienes, quiénes son, cuáles son sus habilidades, para qué son buenos, y también, para qué no lo son tanto.

Así podrás dar las indicaciones justas a la persona correcta y podrás esperar un buen resultado. Parte de esta evaluación también significa que puedas salir de algunas personas que no sean las más apropiadas para tu negocio. Aquél que no hace el trabajo, bien sea porque no sabe, o porque no quiere, debe irse.

La mejor forma de conocer a tu personal es conversar directamente con ellos. Organiza reuniones periódicas con todos, puedes hacerlas colectivas si son pocas personas, o pueden ser por áreas de trabajo si se trata de un negocio grande.

Lo importante es que puedas escuchar a tus empleados, sus ideas y sus problemas. Así tendrás una información de primera mano del estado en el que se encuentra tu negocio.

De esas reuniones colectivas o individuales, debes salir con una mejor idea de con quiénes cuenta, quiénes son tus aliados y a quién es mejor dejarlo ir.

Coordinar el trabajo en tu gimnasio

Una vez que conoces bien quiénes son tus empleados, su capacidad y sus dificultades, puedes integrar esfuerzos para lograr los mejores resultados.

De eso se trata la coordinación, integrar la capacidad de todos para crear una capacidad colectiva. Hacer equipos de trabajo que se complementen y sean capaces de obtener los resultados que se desean.

Parte de esta coordinación es reconocer quiénes son los más aptos para ejercer el liderazgo. Con ellos debes tener una comunicación diáfana y continua. Lo ideal es que puedas pedir cuentas en cualquier momento y los responsables sean capaces de responder.

Algo que debes garantizar es que las instrucciones sean transmitidas de forma clara y que todos los miembros de tu equipo las comprendan sin problema. Esta es la clave para que todos sepan qué deben hacer y tú también puedas saber qué puedes esperar de tu personal.

Controlar las tareas

Esta ya es la fase final. Si cuando diseñaste tus objetivos y planificaste las actividades que debías hacer para lograrlos estableciste cuáles eran los indicadores de logro, podrás llevar el control de forma muy sencilla.

Cada socio ganado, cada centavo ahorrado, son cuantificables y te dicen cuán cerca o lejos estás de alcanzar tus metas. El control no es otra cosa que verificar si tus objetivos se están cumpliendo.

Si no es así, el modelo te debe permitir observar dónde estás fallando, qué actividad no se está cumpliendo y quién o quiénes son los responsables de que esto no ocurra. Así podrás tomar los correctivos necesarios antes de que sea demasiado tarde.