5 Errores financieros que pueden perjudicar la gestión de tu gimnasio

Muchos propietarios de gimnasios y centros de fitness -especialmente los que acaban de empezar- tienden a llevar su propia contabilidad. Sin embargo, hacer un seguimiento de la parte financiera del negocio -todo, desde los ingresos hasta los gastos y el cumplimiento de los impuestos- puede ser abrumador.

Los errores pueden ocurrir con bastante facilidad y pueden tener consecuencias costosas para tu negocio, especialmente a medida que este crece. A continuación, te presento cinco de los errores de contabilidad más comunes que debes evitar en la gestión financiera de tu gimnasio.

1. Registros desorganizados

Se necesitan excelentes dotes de organización para poder llevar bien la contabilidad. Hay que llevar un registro de cada transacción, guardar los recibos o digitalizarlos para futuras consultas, calcular los impuestos con precisión, etc. Si tus registros no se mantienen organizados y actualizados, es muy probable que se te pase algo por alto, lo que podría meterte en problemas durante la temporada de impuestos.

Para ello, lo mejor es utilizar un sistema de gestión como EasySocio. Con este puedes acceder a tus registros desde cualquier lugar. Desde un software de gestión de gimnasio puedes descargar o cargar archivos CSV y pasarlos a Excel o viceversa si lo necesitas, lo que te proporcionará información actualizada. Además, cuando busques ayuda de un contador o un departamento financiero virtual, no estarás limitado por la ubicación.

2. No hay horario de contabilidad

Como propietario de un negocio, seguramente hay muchas otras cosas que necesitas atender y la contabilidad puede ser fácilmente empujada al final de tu aparentemente interminable lista de tareas. Sin embargo, es extremadamente importante establecer un horario de contabilidad para agregar tus ingresos y gastos recientes en tus registros. Si no es posible una actualización diaria, al menos dedica un tiempo a la semana para llevar la contabilidad.

Esto podría incluir la conciliación de tus ingresos bancarios cada semana, asegurándose de que tiene todas las facturas de tus proveedores.

3. Cuentas no conciliadas

Comprueba regularmente si tu cuenta bancaria refleja el mismo saldo que el que registras en tus libros de caja y otros datos financieros. Si encuentras un desfase, es probable que haya un error en alguna parte que debes encontrar o incluso una transacción fraudulenta. Tomar medidas inmediatas te ayudará a evitar problemas peores en el futuro.

Incluso si utilizas datos bancarios en tu programa de contabilidad, no está garantizado que las transacciones no se pierdan o se dupliquen. Por ello, si compruebas regularmente tu saldo bancario con el sistema contable de tu software de gestión, podrás sentirte tranquilo sabiendo que todo se está registrando correctamente.

4. No tener en cuenta las pequeñas transacciones

Puede ser fácil olvidarse de las transacciones menores, como el material de oficina que recogiste de camino a la oficina o el regalo que le enviaste a un cliente fiel. Sin embargo, por pequeña que sea la transacción, es importante llevar un registro y obtener un recibo. En caso de una auditoría fiscal, necesitarás poder presentar registros de TODOS los gastos del negocio, incluso de estos pequeños.

Por eso te recomendaría utilizar una herramienta como EasySocio, así podrás tomar rápidamente una foto del recibo, subirla y no tener que preocuparte por perder el recibo.

5. No hacer una copia de seguridad de los datos y no utilizar un software de contabilidad

Imagina que te roban, pierdes o se rompe sin remedio el portátil donde guardas todos tus datos financieros y no tienes una copia de seguridad. Tendrías que rehacer todo desde cero, lo que podría suponer una enorme pérdida de tiempo.

Si todavía utilizas una hoja de cálculo o un libro de contabilidad en papel para llevar el control de las finanzas de tu empresa, quizá quieras considerar la posibilidad de actualizarte a un software de gestión basado en la nube, como EasySocio. Al migrar a la nube, podrás realizar fácilmente copias de seguridad de tus datos contables e incluso acceder a ellos donde y cuando lo necesites.

Estos sistemas de contabilidad basados en la nube también se integran bien con tu cuenta bancaria y otras potentes aplicaciones empresariales. Los resultados son procesos racionalizados, menos trabajo manual, mayor eficiencia y un mejor rendimiento general del negocio.

Dedique menos tiempo a sus libros y más a su negocio

Aunque ser consciente de estos errores contables comunes podría ayudarte a evitarlos, el enfoque más conveniente y eficiente para estar al tanto de las finanzas de tu negocio sigue siendo confiar su contabilidad a los expertos. Deja de preocuparte por problemas que en ocasiones se escapan de tus manos y confía en los profesionales.

En EasySocio podemos ayudarte y asesorarte, contamos con un equipo de profesionales que incluye contadores experimentados, con experiencia en el área de gimnasios, que pueden integrar tus datos con el software de gestión en la nube más adecuado para tu empresa e incluso formar a tu personal interno para que puedan hacerse cargo de este trabajo que es fundamental para cualquier negocio.

Deja que nos encarguemos de tus libros, mientras tú te centras en hacer crecer tu negocio. Pónte en contacto con nosotros hoy mismo, estamos listos para ayudarte en todo lo que necesites, crear soluciones a la medida de tus necesidades y actualizar con tecnología los procesos de tu gimnasio por un precio que te sorprenderá.

Contamos con los profesionales, el mejor software, la mejor atención al cliente y toda nuestra disposición para ayudarte y ayudar a crecer tu negocio.