5 controles básicos en un gimnasio

Muchos propietarios de gimnasios creen que el control del gimnasio se limita a poner un mecanismo de control de acceso, bien sea un torniquete con un lector de código, de huellas digitales, o algo similar.

Sin embargo, esto no es así, existen diferentes controles que debes realizar en tu gimnasio para evitar pérdidas que puedan afectar tus finanzas con el tiempo.

Si quieres saber más sobre los controles que necesitas implementar en tu gimnasio, aquí te hablaré sobre ellos y cómo puedes implementarlos de forma correcta.

Control de acceso

Si tu gimnasio tiene un número grande de socios afiliados necesitas tener un sistema automático de control de acceso.

Los torniquetes con algún dispositivo de activación son útiles, pero un sistema personalizado que registre quién entra, a qué hora lo hace y a qué hora sale, es mucho mejor.

Un sistema digital automatizado es la mejor elección. Si trabaja con algún dato biométrico como la huella digital o el reconocimiento facial es mejor aún. Así podrás garantizar que solamente están ingresando los socios que están registrados y al día en sus pagos.

Pero más importante aún, podrás tener información muy útil sobre tus socios, cuándo ingresan, cuánto tiempo permanecen.

Estos sistemas son los más convenientes para gimnasios orientados a servicios especiales, como los gimnasios boutique o los centros de entrenamiento, artes marciales, danza, crossfit, natación, entre otros. Ya que la información del control de acceso te ayudará a mejorar la atención al cliente, y esta es la base del negocio en estos servicios.

Facturación en el ingreso

La facturación es el corazón de todo negocio. Con esta registras cada venta que haces, el monto exacto, la persona a quien le has vendido, el momento y el producto o servicio.

Si este proceso se encuentra automatizado, puedes obtener reportes muy interesantes para gestionar tu gimnasio.

La facturación en tiempo real en la recepción te permite saber diariamente qué se está ingresando y cuál es el origen de esos ingresos. Así puedes tomar medidas cuando algún servicio no está rindiendo los beneficios que esperas. También puedes tomar los productos más vendidos y hacer con ellos algún tipo de promoción, o ampliar la oferta.

La facturación automatizada te permite vincular esta al control de acceso, así garantizas que solo los socios activos acceden a tu gimnasio. Algo tan sencillo te evitará pérdidas en tu gimnasio.

Contabilidad en tiempo real

Que la contabilidad se lleve en tiempo real y de forma directa es un gran beneficio. Tradicionalmente, los gimnasios llevaban libros administrativos donde de manera periódica se registraban los ingresos y los egresos.

Luego, el contador revisaba los registros y emitía un informe, mensual, trimestral, semestral o anual, del desempeño financiero. Con un sistema de gestión para tu gimnasio, esta experiencia es cosa del pasado. Un sistema de gestión permite que cada ingreso, o egreso, quede registrado de forma automática.

Así, cuando revises los estados contables de tu gimnasio obtendrás un reporte con la situación actualizada al momento en que lo solicitas. Tener este tipo de control te evitará muchas pérdidas, o descubrir alguna sorpresa desagradable cuando ya sea tarde para tomar decisiones.

Control financiero

El tema de las finanzas de un negocio no es poca cosa. Comprender tus números es la base de poder gestionar tu gimnasio con éxito.

Sin embargo, más allá de la terminología y de los detalles técnicos, existen algunos aspectos generales que son básicos para comprender tus estados financieros. Saber si estás ganando o perdiendo dinero y cuál es la salud de tu negocio en un momento determinado.

Con un sistema de gestión automatizado podrás tener una fotografía instantánea del estado financiero de tu negocio al alcance un click.

El reporte del estado financiero se genera de forma automática tomando los datos del sistema de facturación, la contabilidad y el manejo de las cuentas del gimnasio. Un reporte del estado financiero preciso y ajustado a la realidad es tu mejor herramienta para gestionar tu centro de entrenamiento.

Control administrativo

Después de haber revisado los controles anteriores puedes preguntarte en qué consiste el control administrativo, acaso no está incluido en todo lo anterior.

En parte sí, pero hay cosas que no se han considerado. Por ejemplo, el recurso humano. Es necesario llevar un control estricto de las personas que trabajan para ti, trabajadores directos e indirectos. La nómina y los compromisos y obligaciones que tienes con tus trabajadores en el tiempo (pago de la seguridad social, vacaciones, cesantías, entre otros).

Los recursos financieros, en este caso, se tratan de las ventas, los recursos que recibes de tus inversionistas, los créditos bancarios, las líneas de crédito de tus proveedores, entre otros. Toda esta información la debes tener organizada, controlada y debes conocerla de forma clara y precisa.

Los recursos tecnológicos son los que te permiten automatizar y facilitar muchas de las tareas de tu gimnasio. Debes saber cuál es el alcance de estas herramientas, todo lo que te permiten hacer, para que puedas aprovechar al máximo sus utilidades y así mejorar el funcionamiento de tu gimnasio.

Finalmente, los recursos materiales. Se trata de saber con precisión cuáles son tus activos fijos, el local, los equipos y máquinas con los que dispones, tus oficinas, vehículos, inventario de productos. Todo aquello de lo que puedes disponer para mejorar el funcionamiento de tu negocio.